5 errores más comunes que puedes evitar con una app para organizar torneos

A la hora de crear y gestionar un torneo deportivo, como una liga de fútbol, torneo de pádel o circuito de tenis, buscamos cada vez más una mayor optimización del tiempo y, sobre todo, comodidad. Debemos tener en cuenta varios factores que muchas veces pasan inadvertidos y, en muchas ocasiones, nos juegan malas pasadas y nos influyen negativamente, pero que en realidad son la base del mismo.

Hoy en día disponemos de herramientas digitales que nos ayudan a la gestión de competiciones en todos los aspectos, tanto en gestión de inscripciones de los participantes, sean individuales, por parejas o por equipos, como la generación de calendarios de partidos y gestión de resultados. Hay que aprovechar el soporte que nos dan estas plataformas a la hora de organizar torneos para beneficiarnos de las facilidades que nos ofrecen. De este modo, los errores comúnmente cometidos se pueden reducir hasta llegar a ser inexistentes. La gestión de torneos y de competiciones como una liga de fútbol o un torneo de pádel nunca antes había sido tan fácil con ayuda de un programa para gestión de ligas y torneos como Xporty.

A continuación te adjuntamos una guía práctica con un seguido de errores clásicos y su posible remedio:

Falta de comunicación

Para avanzar con la organización de un torneo es crucial la fluidez en la comunicación entre organizadores y participantes. Si bien tenemos servicios de mensajería directa como Whatsapp, en estos siempre reina el desorden, la incertidumbre o, sin ir más lejos, la dejadez. Es por eso, al no usar unas herramientas óptimas, se pierde mucho tiempo tanto del organizador como de los propios jugadores.

Dejemos atrás la tediosa tarea de informar o escribir manualmente a los participantes y beneficiémonos de herramientas digitales que nos permitan automatizar el trabajo mediante notificaciones automáticas o puntuales. Es más efectivo y cómodo para ambos bandos: por un lado, porque reduce el tiempo invertido en la creación, revisión y posterior envío de uno o varios mensajes por parte del administrador; por otro lado, porque recibir una notificación o un aviso en el momento adecuado y poder aceder a esta desde un mismo lugar, sin tener que rebuscar entre cientos de mensajes, ahorra tiempo y mejora la experiencia de los participantes del torneo.

Actualización de información

Como en toda organización, en un torneo siempre hay cambios de última hora. Si nos regimos únicamente por una planificación llena de documentos en formato pdf o imágenes, hay que ir renovándolos sistemáticamente cada vez que haya un imprevisto o un cambio significativo. Y por si fuese poco hay que enviarlo de nuevo a todos los participantes, cosa que puede causar despistes o confusión a la hora de consultar horarios, pistas u otras noticias importantes.

En pocas palabras, que es difícil para los jugadores saber cuál es el definitivo. Una de las ventajas más contundentes de utilizar un gestor de competiciones como Xporty, en cambio, es que la información se actualiza en tiempo real. Lejos de tener que buscar los documentos más nuevos, la plataforma permite que los jugadores tengan toda la información actualizada a su alcance en todo momento; sin complicaciones y sin suponer un dolor de cabeza.

Demora en la publicación del calendario de partidos

A la hora de crear y gestionar calendarios de competición – desde fases de liga, liquilla por grupos, fases de ascensos y descensos y hasta fases mixtas –, hay que tener en cuenta muchos factores. Es probablemente una de las tareas más complejas puesto que juegan factores clave de lo más dispares tales como la disponibilidad horaria de los jugadores, de las pistas o de los árbitros entre otros. Hacer esto manualmente conlleva una demora de tiempo en la publicación de los calendarios que afecta negativamente a la satisfacción de los participantes, causando así nerviosismo en los jugadores debido a la incertidumbre y falta de información.

Una buena manera de evitar el problema en cuestión es usando una app profesional de gestión de torneos como Xporty, gracias a la cual se automatizará y se agilizará el proceso. ¿Por qué perder tiempo cuadrando los horarios –con todo lo que esto conlleva–, pudiendo automatizar el proceso?

Descuidar la atención al jugador

Hay que ajustarse a las necesidades de quienes mantienen vivo el torneo. Como en toda competición deportiva, la confianza y satisfacción de los participantes es primordial, por lo que hay que procurar en todo momento por el bienestar de los jugadores. Si estos están satisfechos con los servicios ofrecidos, repetirán en próximas ediciones y correrán la voz para futuros inscritos. De lo contrario, el torneo se hundiría por su propio peso.

El papel de todo administrador se compone de muchos elementos que, en muchas ocasiones, son inalcanzables. Si bien se puede llegar a manejar todo manualmente, el mantenerlo todo bajo control es un trabajo estresante que, muy probablemente, termine restando tiempo de atención a los jugadores. A través de las herramientas digitales disponibles como Xporty, no obstante, podemos administrar mejor el tiempo para dedicarle una mayor parte a la atención del jugador. Como decía Philip Kotler, "Los clientes satisfechos son la mejor publicidad para una empresa", qué duda cabe, y precisamente por ello es clave prestarles una atención personalizada y amigable. Además, no sólo se convierten en publicidad, sino que además nos la hacen gratuitamente, una y otra vez.

Imagen profesional

Disponer de una buena presencia en internet es clave para terminar de fidelizar a jugadores, patrocinadores o clientes en general. Y no sólo eso, sino que también es una vía a través de la cual impulsar la competición deportiva y abrir nuevas oportunidades de crecimiento. En plena era digital es muy importante cuidar la marca del negocio y tener una web de nuestro club o app de circuito al alcance de cualquier persona que pueda estar buscando la información sobre nuestros torneos.

Mantener una página web, no obstante, puede salirse de presupuesto para muchos organizadores que lo consideran prácticamente irrelevante, pero lo cierto es que es uno de los cimientos en todo proyecto. Gracias a Xporty, la falta de recursos técnicos o informáticos no va a ser excusa para mantener nuestra competición activa en la red. Sin cuota de mantenimiento, dispondremos de una página web personalizada que, en consonancia con la App, lucirá con nuestra imagen corporativa y tendrá todas las facilidades a nivel administrativo para facilitarnos el trabajo además de, sorprender satisfactoriamente a los participantes con su comodidad y efectividad.

Estando en pleno siglo XXI y disponiendo de los soportes digitales necesarios, debemos usarlos para potenciar nuestros negocios; en este caso, nuestros torneos. Automatizando los procesos de gestión de ligas o torneos, ahorramos en tiempo y recursos, mejoramos la visibilidad e imagen, aumentamos la satisfacción de los participantes, y en general, facilitamos el crecimiento y sostenibilidad de nuestra organización.